viernes 29 de septiembre de 2017

Evaluación del Proceso de Admisión desde la perspectiva de delegados de las universidades del SUA

De manera paralela a la realización de la auditoría que cada año se realiza al proceso de admisión, el SUA solicitó a los integrantes del Comité Coordinador evaluar tres dimensiones de proceso: “Instancia del Comité Coordinador”; “Normas del Proceso de Admisión”; y “Coordinación durante el Proceso de Admisión”. La evaluación de las tres dimensiones obtuvo un promedio de 5,6 –en una escala de 1 a 7-, siendo los aspectos mejor evaluados la disponibilidad de normas, y referencia a puntos críticos; la inducción que se realiza a las nuevas universidades; y la existencia de canales para resolver dudas durante el Proceso de Admisión.

Con el propósito de conocer la evaluación que realizan los delegados de admisión de las universidades que integran el Sistema Único de Admisión (SUA) y conforman el Comité Coordinador del Proceso de Admisión, así como los cambios requeridos para el mejor funcionamiento del proceso, el Área de Estudios del SUA diseño una encuesta que fue aplicada este año a representantes de 38 instituciones.

La encuesta consideró tres dimensiones de evaluación: “Instancia de Comité Coordinador”; “Normas del Proceso de Admisión”; y “Coordinación durante el Proceso de Admisión”. Se utilizó una escala de 1 a 7.

La tasa de respuesta fue de un 87% de los delegados de admisión, lo que corresponde a 33 personas. Del total, un 46% corresponde a directores académicos, un 32% a directores administrativos, un 19% jefes de unidades académicas y solo uno de ellos es vicerrector de su universidad.

La evaluación de las tres dimensiones obtuvo un promedio de 5,6, siendo los aspectos mejor evaluados la disponibilidad de normas, y referencia a puntos críticos; la inducción que se realiza a las nuevas universidades; y la existencia de canales para resolver dudas durante el Proceso de Admisión.

En consonancia con su plan de trabajo y de los resultados de la evaluación, el Sistema Único de Admisión facilitó la constitución de grupos de trabajo, formados por delegados, con el objeto de revisar temas de interés entre las sesiones; propició el ajuste de normativas; e incrementó las acciones comunicacionales.

Resultados por dimensión y acciones del SUA

En la dimensión “Instancia de Comité Coordinador” se obtuvo un promedio de 5,5. Esta evaluación estaba referida a la capacidad de inducción a nuevas universidades para informar sobre cambios relevantes en el proceso y analizar temas de interés del Comité Coordinador del Proceso de Admisión, se consultó específicamente acerca de la “capacidad de resolver dudas”, “instancias de comunicación entre plenarias”, “inducción a nuevas universidades”, “análisis de temas de interés” y “vinculación con la Dirección del SUA”.

Las propuestas de mejoras asociadas a esta dimensión se pueden sintetizar en las siguientes cuatro: incrementar sesiones plenarias u otras instancias para compartir experiencias y discutir temas de interés; mejorar el seguimiento de las consultas y acuerdos adoptados, entre sesiones; generar procedimientos de inducción a nuevos delegados; diseñar mecanismos de difusión del SUA.

Para dar respuesta a estas recomendaciones, el Sistema Único de Admisión ha impulsado la creación de grupos de trabajo, formados por delegados, con el objeto de revisar temas de interés entre las sesiones, así como el grupo de trabajo “Procedimiento de Trabajo del Comité”. También, ha desarrollado nuevas acciones comunicacionales (Boletín mensual SUA, a partir de junio; y piezas gráficas).

En la dimensión “Normas del Proceso de Admisión”, se evaluó la disponibilidad y claridad de normativas, referidas a instancias críticas del proceso y susceptibles de ser aplicadas por las distintas instituciones, obteniéndose un promedio de 5,7. Aquí se realizaron preguntas acerca de la “disponibilidad”, “de fácil comprensión”, “se refieren a etapas críticas”, “aplicables a distintas realidades institucionales”, “conocidas y aplicadas por universidades”.

Las propuestas hicieron mención a: precisar normativas; generar instancias de revisión de normativas en sesiones; aclarar el impacto de otras regulaciones y leyes en el proceso de admisión; y analizar el impacto en el proceso de admisión de la implementación de políticas públicas (PACE, por ejemplo).

Por parte del SUA, se hicieron las gestiones para modificar el artículo N° 7 del Reglamento de Participación; se diseñó la Sesión Extraordinaria del Comité Coordinador (agosto), en función de la revisión de normativas; y se constituyeron grupos de trabajo por temas específicos (Ley de Retracto; Ingresos regulares y especiales; Ingresos Especiales Pedagogías).

Finalmente, en la dimensión “Coordinación durante el Proceso de Admisión”, se registró un promedio de 5,6. La evaluación fue con respecto a los canales de comunicación existentes, la oportunidad en el traspaso de la información y cumplimiento de los lineamientos de buenas prácticas consensuados al interior del Comité Coordinador. Se consultó acerca de “la existencia de canales para resolver dudas”, “se respetan buenas prácticas”, “agilidad en el flujo de información”, “plataformas adecuadas para traspaso de información”.

En este caso, las propuestas fueron las siguientes: incorporar archivo centralizado de matrícula; mejorar la coordinación en el periodo de retracto; y agilizar respuestas a dudas que surgen durante el proceso. También se creó el grupo de trabajo “Archivo Integrado de Matrícula”.

Finalmente, el SUA, de forma permanente, atiende consultas presenciales, telefónicas y vía mail.